アジェンダ作成のポイント

基本的なポイントは以下の三点です。

  1. 「会議が終わった時にどういう状態でありたいか」
  2. 「どういうインプットがあれば、皆が共通認識を持って会議に臨めるか」
  3. 「どの議題が、どれくらい論点があり、どう議論を収束させるか」

これは、シナリオを作る論点に似ています。たとえて言うなら、「議論シナリオ」でしょうか。これを、これから行う会議をイメージすることで「良質なアジェンダ」を作成することができます。そういう意味では、アジェンダ作りは「会議の品質」を決めると言っても良いかもしれません。

アジェンダの作成後は、必ず事前に参加者全員に配布をします。会議参加者全員に前もって確認してもらうことにより、スムーズな会議の進行と、議題に対しての問題提起や解決策に対して、参加者がそれぞれの立場での提案の準備する時間が持てるからです。その結果、密度の濃い良い会議につながると言う訳です。

アジェンダ作成は、品質の高い会議にとって、とても重要な役割を担っているのです。

アジェンダ作成の一例

会議名:
会議の目的:
参加者名:
会議時間(全体時間) 00:00~00:00
場所:
※ここまでは、事前にどんな会議かを参加者全員に共有してもらうためにあります。最終的にどこまでの議論を達成したいのかを記載しておくことで、議論の着地点が明確になります。
議題①:○○○○の決定 00:00~00:00
議題②:○○○○の共有 00:00~00:00
※議題に関しては目的を明確化した書き方にします。時間は議題について一定でなくても構いません。
配布資料:
メモ:
※配布資料の配布漏れをなくしたり、メモ欄を作ることで資料をまとめやすくなり、タイムロスを防げます。

以上、会議にはアジェンダを作成する習慣を作って、質の高い会議を目指し、時間を効率的に利用しましょう。